En la actualidad, es habitual que en todas las empresas se reciban currículums vitae, bien porque la propia empresa tenga abiertos procesos de selección de personal, bien porque los candidatos se ofrezcan voluntariamente (autocandidatura).

Son muchos los datos personales que contienen estos documentos: nombre, apellidos, DNI, teléfono, correo electrónico, etc., y, en ocasiones, hasta datos especialmente sensibles.

A partir de la reciente entrada en vigor el pasado 25 de mayo, del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), y, con independencia de la vía de entrada de estos documentos, hay que prestar especial atención a las siguientes previsiones:

▶ Consentimiento inequívoco: Los candidatos deberán consentir claramente la recogida de sus datos personales.

▶ Deber de informar: Se debe informar a los candidatos de forma clara, sencilla y concisa, transparente, de forma inteligible  y exhaustiva sobre la existencia del tratamiento, la finalidad de la recogida de los datos personales y los destinatarios de la información si los hubiere, la base jurídica del tratamiento, la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, entre otros, en cualquier momento, así como sobre la identidad y la dirección del responsable del tratamiento.

▶ Conservación solo de datos actualizados. Aunque no existe un plazo legal sobre el período de conservación, parece razonable que aquellos currículums que lleven más de 24 meses sin ser actualizados, deberán ser borrados o bloqueados.

▶ Calidad de los datos. El principio de minimización obliga a recoger los datos imprescindibles para la finalidad que se comunique al candidato.

Para evitar las temidas sanciones, en este artículo analizaremos cómo debe proceder cualquier organización para cumplir con la normativa en protección de datos, si decide almacenar y tratar, o si decide destruir un currículum vitae. En cualquier caso, debe proceder de manera correcta.

¿Qué obligaciones tienen las empresas?

Un currículum vitae presentado en las instalaciones de la empresa o por email obliga a:

🔵 Informar de forma segura por cualquier medio que acredite el cumplimiento de este deber y obtener el consentimiento, por ejemplo:

• Mediante carteles informativos, acuse de recibo o confirmación de que el interesado es conocedor del tratamiento que se va a aplicar a sus datos, que se debe realizar en el momento de la recogida de datos, si la entrega se ha realizado en mano o en instalaciones de la empresa.
• Si el currículum ha llegado por email, informar y solicitar autorización a ese mismo correo electrónico de recepción, solicitar la confirmación de la recepción de este, y asegurarse que hasta que no se reciba respuesta del interesado no comenzará el tratamiento de datos.

🔵 Conservar esa acreditación todo el tiempo que dure el tratamiento.

🔵 Almacenarlos correctamente, en un lugar seguro y bajo llave.

🔵 Deber de secreto y confidencialidad del personal que tiene acceso a los currículums.

🔵 Destruirlos de forma segura. Esta obligación exige adoptar las siguientes cautelas:

• Si está en papel, deberá hacerlo mediante una destructora de documentos, cuando ya no sean necesarios para cumplir con su finalidad o no están actualizados, nunca en la basura.
• Si se recibió por email, borrar ese email del puesto y del servidor.

En un próximo artículo abordaremos cómo cumplir con estas obligaciones.

SOBRE LA AUTORA DEL ARTÍCULO

Virtudes Hidalgo

Directora del Departamento Jurídico de Audiolís