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La nómina ¿en papel o por email?

Una de las cuestiones planteadas por teléfono en nuestra centralita de Ocupa2 es si se entrega la nómina en papel o por email. Aquí os razonamos cómo debe realizarse la entrega de la nómina por parte de la empresa al trabajador, con las leyes como justificante oficial. 

El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, relativo a la liquidación y el pago de salarios, indica que la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo.

Dicho recibo se ha de ajustar al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo siempre que contenga, con la debida claridad y separación, los diferentes conceptos retributivos, así como las deducciones que legalmente procedan.



 

¿Nómina en papel o puede ser por correo electrónico?

En cuanto a la exigencia del papel, el tribunal supremo, en una sentencia del año 2011 entiende que las referencias de la legislación laboral obliga a entregar la nómina en papel, salvo que el convenio indique otra cosa, para ello argumenta que:

“El instrumento documental previsto en la legislación, que es sin duda, el recibo en soporte papel. Al recibo en soporte papel se refiere el artículo 29.1 párrafo 3º ET cuando habla de ‘recibo individual’, e incluso con más claridad a tal documento en papel se refiere también la Orden Ministerial cuando precisa que lo que se entrega al trabajador es el ‘duplicado’ del recibo”.

Por lo tanto, la regla general es que debe entregarse la nómina en papel y en duplicado, una copia para la empresa y otra para el trabajador.

No obstante, existe una sentencia bastante reciente de la Audiencia Nacional (Sala de lo Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la cual se permite enviar la nómina al trabajador mediante correo electrónico o a través de Intranet, siempre que el trabajador tenga acceso a ella en el centro de trabajo y en tiempo de trabajo y, por tanto, no suponga ninguna carga para él, como por ejemplo, puede suponer la obligación de tener que contratar el servicio de Internet en casa para poder visualizar los recibos de las nóminas.

A modo resumen, si el convenio lo permite o si lo pactan con los representantes de los trabajadores, la empresa puede entregar la nómina en un soporte que no sea físico siempre que el trabajador tenga acceso al mismo por un medio facilitado por la empresa que no le suponga carga alguna. En defecto de acuerdo o pacto, aunque la empresa puede entregarlo en otro soporte, el trabajador puede exigir que la nómina sea entregada en papel.

 

¿Qué pasa si no me entregan la nómina?

El incumplimiento de entregar la nómina en papel o alguno de los soportes válidos anteriormente comentados es una infracción leve, con una multa que oscila entre los 60 € y los 625 €.

Ante este incumplimiento empresarial, el trabajador puede interponer una denuncia ante la inspección de trabajo, o solicitar judicialmente a la empresa que le aporten las nóminas.

 

¿Se puede abonar mediante cheque o talón bancario?

El salario se puede abonar en efectivo o mediante cheque u talón bancario. Corresponde al empresario la opción entre el pago en metálico y el pago mediante talón o transferencia bancaria.

A lo que no puede obligar el empresario es a abrir una cuenta corriente en una determinada entidad financiera para poder cobrar el sueldo.

 

¿Tengo que firmar la nómina?

La firma de la nómina es una forma que tiene el empresario de acreditar que abona el salario al trabajador, en consecuencia, sólo ha de firmarse si se ha recibido la cantidad indicada en la misma. En cualquier caso, si la nómina es abonada mediante transferencia bancaria, dicha transferencia también será una prueba válida a pesar de que no exista la firma del trabajador.

Por otro lado, firmarla no significa estar conforme, y si se le adeudan cantidades al trabajador, ya sea porque le corresponde un mayor salario por convenio o por la realización de horas extraordinarias no reflejadas en la nómina, la firma de la misma no significa aceptación o renuncia a una posible reclamación posterior.

Para que no exista ninguna duda sobre este extremo, el artículo 2 de la Orden Ministerial de diciembre de 1994 relativa al modelo de recibo individual de salarios indica que:

“La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas.”

 

Conservación de las nóminas

Teniendo en cuenta el plazo de un año para reclamar el salario que tiene el trabajador, y los cuatro años que tiene la Seguridad Social para reclamar cotizaciones sociales, es obligatorio que las nóminas sean conservadas por la empresa por un periodo mínimo de cinco años, tal y como exige el artículo 3 de la Orden Ministerial.

SOBRE LA AUTORA DEL ARTÍCULO

Paqui Delgado

 

 

 

 

 

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